[BỎ TÚI] 9 Kỹ năng sắp xếp công việc thông minh, đảm bảo mang lại hiệu quả cao

Bạn khó có thể thành công nếu như thiếu đi kỹ năng sắp xếp công việc một cách thông minh và hợp lý. Bởi đây chính là “bí kíp” giúp bạn vừa rút ngắn thời gian, tập thói quen làm việc khoa học, không bị quên trước quên sau. Nếu bạn vẫn đang loay hoay trong đống công việc hỗn độn thì hãy xem ngay các kỹ năng bên dưới để mọi thứ đâu vào đấy nhé!

1. Xác định mục tiêu của mình một cách chính xác

Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc gì, bạn nên biết mục đích cụ thể. Đồng thời, bạn không cần đề cao mục tiêu vượt quá so với khả năng của mình. Bởi trong nhiều trường hợp, bạn không hoàn thành đúng tiến độ hoặc thất bại thì sẽ rất đáng buồn, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. Tốt nhất, bạn nên “nâng lever” của mình từ từ từng bước một để có thể dễ dàng chinh phục.

2. Hãy liệt kê tất tần tật các công việc cần làm

Nếu bạn có nhiều công việc cần hoàn thành đúng tiến độ yêu cầu, hãy liệt kê chúng ra một cách kỹ lưỡng. Tiếp đó, bạn cần phải lường trước công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Đồng thời, bạn cũng nên biết được mỗi công việc sẽ mất thời gian tối đa bao lâu để hoàn thành. Từ đó, bạn sẽ chủ động sắp xếp những công việc này theo trình tự hợp lý về quỹ thời gian cũng như tiến độ.

3. Đặt bảng kế hoạch của mình ở nơi dễ nhìn thấy

Bạn khó lòng có thể nhớ hết từng hạng mục công việc, cũng như trình tự của chúng. Vì thế, sau khi “note” thời gian cụ thể, bạn hãy dán kế hoạch đó ở nơi dễ quan sát. Điều này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng biết mình nên làm gì trước, làm gì sau. Đồng thời, bạn cũng nên để một chiếc đồng hồ bên cạnh để tự “quân đội hóa” từng việc một, đẩy nhanh thời gian hoàn thành tối đa.

4. Tập trung cao độ trong thời gian làm việc

Làm sao bạn có thể hoàn thành hết núi công việc của mình nếu như không có sự tập trung cao độ. Đặc biệt, với những bạn trẻ có dự án lớn, kế hoạch trọng đại,... chắc chắn bạn cần phải chú ý tối đa. Vì thế, khi làm bất cứ công việc gì, bạn cũng nên chú tâm tuyệt đối, nhằm hoàn thành đúng tiến độ hoặc vượt tiến độ. Đây chính là một trong những yêu cầu về thái độ và tinh thần trách nhiệm để bạn trở thành người thành công nhanh nhất.

5. Theo dõi sát sao thời gian hoàn thành từng công việc

Sau khi đã vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng công việc, bạn cũng cần phải biết “canh giờ”. Nghĩa là, sau khi kết thúc một công việc, bạn phải xem mình có hoàn thành đúng như mốc thời gian định sẵn không. Nếu hoàn thành trước tiến độ thì đó là một tin mừng, cho thấy bạn đang làm việc rất hiệu quả đấy.

6. Phải có thời gian để nghỉ ngơi hợp lý

Dù bạn có nhiều việc đến mấy thì cũng nên sắp xếp cho mình khoảng thời gian để nghỉ ngơi giữa ngày. Đây là lúc bạn thư giãn, tranh thủ nạp năng lượng và tiếp tục “chiến đấu” với đống kế hoạch sắp tới. Theo kinh nghiệm của những dân văn phòng chính hiệu, bạn nên sắp xếp thời gian nghỉ ngơi từ 10 đến 15 phút sau khi hoàn thành một số công việc. Bạn hãy xem đó là “phần thưởng” cho kế hoạch làm việc khoa học và hiệu quả của mình.

7. Linh hoạt thực hiện công việc

Nếu như đã hoàn thành một số công việc trước tiến độ đặt ra, bạn có thể linh hoạt cho các dự tính kế tiếp. Theo đó, bạn có thể tận dụng khoảng thời gian còn dư để “chen” thêm một số việc có ích khác, nhằm đẩy nhanh tổng thể kế hoạch của mình. Bởi, trong quá trình làm việc, bạn khó tránh khỏi sự phát sinh của một số vấn đề khác. Vì thế, hãy tranh thủ lấp đầy những khoảng thời gian trống bằng các kế hoạch tiếp theo để xử lý các rắc rối bất ngờ.

8. Hãy dành một khoảng thời gian dự phòng

Bạn không nên sắp xếp kín hết tất cả các công việc mà hay dành cho mình một khoảng thời gian dự phòng. Bởi, bạn khó có thể lường trước được những vấn đề sẽ xảy ra trong lúc làm việc. Vì thế, khoảng thời gian này sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý một số “râu ria” ngoài lề, đảm bảo tiến độ công việc chung.

9. Đừng quên ghi nhận sự thành công của bản thân

Dù bạn làm việc một mình nhưng sau khi hoàn thành công việc đúng tiến độ, bạn cũng nên ghi nhận sự cố gắng của bản thân. Bạn hãy tự đặt ra cho mình những phần thưởng hấp dẫn như: một chuyến đi chơi thư giãn, một bữa ăn ngon, một món đồ yêu thích,... Đây chính là một trong những cách giúp bạn tạo động lực cho bản thân và có thể dễ dàng vượt qua tất cả những kế hoạch khó khăn sắp tới.

Nếu bạn muốn là một người thành công thì hãy luôn nắm chắc kỹ năng sắp xếp công việc của mình. Mỗi một kế hoạch là một sự linh hoạt, hợp lý để có được kết quả tốt nhất. Hãy cố gắng hoàn thành công việc thật tốt và đừng quên “tự thưởng” cho bản thân sau khi đạt được những thành công như mong đợi.